Bedrijfsvoering

1. Naar het oordeel van de accountant geeft de in de jaarstukken opgenomen jaarrekening van de gemeente Apeldoorn een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van zowel de activa en passiva van de gemeente op 31 december van het betreffende verslagjaar en van de baten en lasten van dat jaar in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (‘BBV’).
2. De accountant keurt tevens de diverse SiSa-verklaringen goed.
3. Het college stelt de rechtmatigheidsverantwoording op bij de jaarstukken en verklaart dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens.
4. In de paragraaf bedrijfsvoering wordt aanvullende informatie opgenomen over de financiële rechtmatigheid en wordt ook beschreven welke actie het college onderneemt om vermelde afwijkingen in de toekomst te voorkomen.

Business controllers voeren gesprekken vanuit de 2e lijn om opvolging te geven aan bevindingen vanuit interne controle en de accountant en om maatregelen te bespreken die gericht zijn op het beheersen van risico's en het realiseren van doelen binnen de afgesproken kaders en normen.

Binnen de gemeente Apeldoorn is behoefte aan meer betrouwbare en tijdige informatievoorziening over de financiële resultaten. Daarvoor is in 2024 een plan van aanpak opgesteld. We maken bij de aanpak onderscheid in de korte en lange termijn. Voor de korte termijn kijken we naar snel te behalen resultaten die de kwaliteit van de informatie verbeteren. In de planning zijn de belangrijkste resultaten met mijlpalen en go/no-go momenten opgenomen.

1. Quick wins zoals het opstellen van een rapportage investeringen, goed verwerken van DVO’s, vereenvoudiging van de systematiek voor risico-uren en het informeren van het college over de stand van zaken na het 1e kwartaal. Daarnaast spreken we af dat begrotingsposten waarbij redelijk zekere inkomsten zijn worden ingeboekt en begrotingsposten waarbij structurele onderbestedingen zijn worden weggestreept. Gereed Q2 en de resultaten worden verwerkt in de volgende MPB.
2. Een externe partij adviseert op procesverbetering en versteviging van de bedrijfsvoering. Hierin staan de volgende vragen centraal:

• Wat is nodig voor de integrale transformatie waarmee we beter in control komen en met onze financiële functie betrouwbaar en wendbaar worden?
• Welke mogelijkheden zijn er voor innovatie en efficiency?
• Wat zijn de leidende principes voor het inrichten van de financiële administratie?

3. Opvolgen van de aanbevelingen en implementatie nieuw financieel systeem. De aanbevelingen van punt 2 pakken we projectmatig op, waarbij we nog niet precies de vervolgstappen weten. Zeker is wel dat het financiële systeem vervangen moet worden en dat dit een gedegen projectaanpak met externe expertise en ervaren projectmanagement vraagt.
4. Het verschil tussen de resultaatsprognose van het derde kwartaal en het resultaat van de jaarrekening wordt elk jaar kleiner met uiteindelijk doel een bandbreedte van 10%.

We werken via diverse sporen om grip te krijgen op het inkoopproces:

1. We leveren een complete aanbestedingskalender op waar voor de komende jaren de voorgenomen aanbestedingen vermeld staan. Op basis van deze kalender weten we wat er aan inkopen op de planning staan. Deze kalender wordt gedeeld en besproken met alle afdelingen.
2. We hebben een duidelijk inkoopbeleid.
3. We hebben qua kwantiteit onze bezetting op orde en hebben in het kader kwaliteit ook het juiste vakmanschap aan boord om de organisatie te adviseren.
4. We kunnen de organisatie helpen met spendanalyses door het inzetten van een contractmanagementsysteem. Tevens helpt dat bij het voorkomen van onrechtmatigheid.
5. We ontzorgen de organisatie met het neerzetten van een inhuurdesk waardoor we ook op inhuur in control komen/zijn.
6. De inkoopdoelstellingen zijn een gezamenlijke verantwoordelijkheid van alle budgethouders. In de nieuwe opzet van de inkoopboard bespreken we afwijkingen (op o.a. rechtmatigheid) en leggen deze vast, zodat ze terug te vinden zijn voor VIC & Accountantscontrole.

1. We vertalen de verplichtingen uit de AVG naar heldere beleidsdocumenten en procedures.

In 2024 is het privacybeleid van de gemeente Apeldoorn vastgesteld. Een aantal aspecten van het beleid werken we uit in aanvullend beleid of procedures, bijvoorbeeld procedures voor het afhandelen van datalekken en inzageverzoeken. We inventariseren welke documenten nog ontbreken en stellen die op. Eind 2025 beschikken we over vastgestelde beleidsdocumenten en procedures die nodig zijn om te voldoen aan de AVG.

2. De Wet politiegegevens (Wpg) schrijft voor dat we jaarlijks een interne audit uitvoeren en eens per 4 jaar een externe audit.

In 2025 wordt een interne en externe audit uitgevoerd in het kader van de Wpg. We ronden de in 2024 projectmatig opgestarte verbeteractiviteiten in relatie tot de Wpg af, zodat we voldoen aan de eisen uit de Wpg. De resultaten uit de externe audit bieden we aan de Autoriteit Persoonsgegevens en de gemeenteraad aan.

Om meer grip te krijgen en te houden op de gemeentelijke informatiehuishouding en de basis beter op orde te brengen, werken we dagelijks aan de volgende activiteiten:

1. Binnen het project WOO / project Gewoon Goed Gedocumenteerd (GGG) voeren we inventarisaties uit naar de wijze waarop afdelingen hun informatie opslaan en beheren. Verbeterplannen helpen ons om het informatiebeheer beter op orde te krijgen, wat randvoorwaardelijk is om binnen het kader van de WOO informatie actief openbaar te maken en tijdig aan WOO-verzoeken te voldoen;
2. Met de implementatie van MS365 / Teams als onderdeel van de totstandkoming van de Moderne Digitale Werkplek, stellen we een derde beheersbare bewaaromgeving (naast Djuma en vakapplicaties, ter vervanging van netwerkschijven) voor iedereen beschikbaar;
3. Het laatste analoge archiefblok 1998-2018 maken we voor overbrenging naar CODA Archief (gemeentelijke archiefbewaarplaats) gereed;
4. Reguliere en achterstallige vernietiging van analoge en digitale archiefbestanden kunnen we na akkoorden van afdelingshoofden als gegevenseigenaren en de gemeentearchivaris rechtmatig uitvoeren;
5. Met de implementatie van de Selectielijst e-mailbewaring 2024 krijgen we meer grip op de enorme hoeveelheden e-mailberichten, door vernietiging van e-mailberichten van medewerkers na zeven jaar en permanente bewaring van e-mailberichten van aan te wijzen sleutelfunctionarissen;
6. De archiefinspectie (gemeentearchivaris en archiefinspecteur) houdt toezicht op de informatiehuishoudingen van de gemeente en vijf gemeenschappelijke regelingen (GGD NOG, Lucrato, ODV, Regio Stedendriehoek en VNOG), verricht inspectieonderzoeken en rapporteert daarover tweejaarlijks;
7. In kwartaaloverleggen met CODA Archief houden we zicht op de voortgang van de overeengekomen prestatieafspraken en besteding van de door de Stichting Apeldoorns Archief (SAA) ter beschikking gestelde gelden.

1. We voldoen aan de eisen uit de Cyberbeveiligingswet.

De nieuwe Europese richtlijn over informatiebeveiliging (NIS2) wordt in Nederlandse wetgeving omgezet in de Cyberbeveiligingswet. Deze wet zal naar verwachting vanaf medio 2025 van kracht gaan. Ten aanzien van reeds bestaande wet- en regelgeving ligt de nadruk in deze Cyberbeveiligingswet op de zorgplicht om voldoende aandacht te schenken aan informatiebeveiliging (waaronder het voldoen aan de BIO 2.0, de beveiliging van IT-systemen in de openbare ruimte en bedrijfscontinuïteit), een meldplicht wanneer zich beveiligingsincidenten voordoen en de inrichting van centraal toezicht op de naleving van de wet door de Rijksinspectie voor Digitale Infrastructuur (RDI).

Om aan deze wet te voldoen vinden in 2025 de volgende activiteiten plaats:

• We voeren een gap-analyse uit om vast te stellen in hoeverre we voldoen aan de Cyberbeveiligingswet en we werken op basis van een plan van aanpak aan het compliant zijn aan de Cyberbeveiligingswet;
• We ronden het project Bedrijfscontinuïteit af, waarmee we voldoen aan ons Bedrijfscontinuïteitsbeleid (zie ook paragraaf 1.2);
• We brengen de beveiliging van IT-systemen in de openbare ruimte op orde;

We zorgen dat ons awarenessprogramma voldoet aan de eisen uit de Cyberbeveiligingswet, waaronder in ieder geval het aanbieden van de in de wet opgenomen verplichte security training aan bestuurders.

2. We voldoen aan de normen uit de BIO 2.0.

In 2025 wordt de huidige Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) vervangen door versie 2.0. Deze versie volgt de internationale ISO-norm voor informatiebeveiliging (ISO27001) en kent daardoor een andere indeling en nieuwe beveiligingsnormen. Ook is er meer aandacht voor het uitvoeren van risicoanalyses en het inrichten van de beveiligingsprocessen op basis van de PDCA-cyclus.

In 2025 voeren we hiervoor de volgende activiteiten uit:

• We voeren een gap-analyse uit om vast te stellen in hoeverre we voldoen aan de BIO 2.0 en we werken op basis van een plan van aanpak aan het compliant zijn aan de BIO 2.0.
• We actualiseren waar nodig bestaande kaders en stellen nieuwe kaders op die verplicht zijn op basis van in  de BIO 2.0. Dit geldt ook voor procedures. Eind 2025 beschikken we over vastgestelde kaders en procedures;
• We voeren in 2025 risicoanalyses uit op in ieder geval de kritische bedrijfsprocessen zoals die worden vastgesteld in het project Bedrijfscontinuïteit in 2024.

1. We beschikken over een getrainde crisisorganisatie voor het afhandelen van grote verstoringen van de dienstverlening en bedrijfsvoering. In 2025 organiseren we hiervoor weer een aantal crisisoefeningen.
2. We weten welke bedrijfsprocessen kritisch zijn en hebben maatregelen getroffen om deze weer volgens de daarover gemaakte afspraken te herstellen na een grote verstoring. We ronden in 2025 het project Bedrijfscontinuïteit af, waarmee we voldoen aan ons Bedrijfscontinuïteitsbeleid en maatregelen hebben genomen om kritische bedrijfsprocessen te kunnen herstellen na een grote verstoring;
3. De PDCA-cyclus in relatie tot bedrijfscontinuïteit is geborgd door het jaarlijks uitvoeren van continuïteitstesten, het evalueren van de continuïteitstesten en het doorvoeren van verbetermaatregelen t.a.v. de bedrijfscontinuïteit. Jaarlijks rapporteert de CISO over de mate waarin we voldoen aan ons Bedrijfscontinuïteitsbeleid.

Om te komen tot een wendbare, resultaatgerichte organisatie die snel kan anticiperen op veranderende omstandigheden en zo continu kan werken aan de maatschappelijke opgaven, is er een noodzaak voor een stabiele, robuuste en eenvoudige bedrijfsvoering met duidelijke keuzes over sturing, inrichting, werkwijzen en gedrag van professionals. Op basis van de hiervoor vastgestelde visie ‘Samen werken aan slimme oplossingen’ geven we invulling aan het uitvoeringsplan met duidelijke, meetbare doelstellingen. Het kent een integrale aanpak, die inzet en samenwerking van de gehele organisatie vereist. Dit is essentieel om onze ambitie om een toekomstbestendige organisatie te zijn, te realiseren.

We integreren doelrealisatie in de beoordelingen van de administratieve organisatie en interne controle. We beoordelen niet alleen de financiën maar ook of we werken aan het (efficiënt) halen van onze eigen doelstellingen.

Op dit moment hebben we een uitgebreide risicoanalyse gemaakt van het subsidieproces. Dit was de eerste fase om grip te krijgen op subsidies. De implementatie van de tegenmaatregelen wordt na de zomer (2024) gestart. Hierin implementeren we een “lean en mean” proces waarbij we standaardmatig en helder komen van (beleids)vraag naar verstrekking van de subsidie.

Wij werken aan een werkplekconcept waarbij we onze medewerkers faciliteiten bieden om op een fijne manier met elkaar samen te werken. Daarbij besteden we aandacht aan het bieden van een ruim scala aan vergaderplekken en werkplekken toegespitst op de taken voor dié dag. Het concept biedt daarnaast flexibiliteit om groei en krimp in de komende jaren op een goede wijze op te vangen.

Ten tweede werken we aan een proces waarbij we al het gemeentelijk vastgoed in beeld hebben waar onze medewerkers werken en vergaderen. Dit “werkvastgoed-portfolio” is een nauwe samenwerking tussen meerdere afdelingen en cruciaal om snel en adequaat te schakelen als de organisatie daar om vraagt. Hiermee kunnen we ook ruim van te voren anticiperen op groei, krimp, aan- en verkoop van vastgoed in relatie tot de bedrijfsvoering.

De inwoner staat centraal in onze dienstverlening. In ons contact met inwoners, ondernemers en organisaties, en ook als medewerkers onderling, is wat we uitstralen én waarmaken: Ik ben er voor jou!

We zetten in op:

1. Omnichannel kanaalstrategie en integraal inwonerbeeld

We maken een start met de uitvoering van de kanaalstrategie. Daarmee zetten we de eerste stappen richting omnichannel dienstverlening, waarbij alle dienstverleningskanalen goed op elkaar zijn afgestemd en met elkaar zijn verbonden. Met als doel dat de inwoner ongeacht het kanaal dat hij gebruikt dezelfde behandeling en hetzelfde antwoord krijgt, en de inwonerreis over verschillende kanalen naadloos verloopt.
Onderdeel van de kanaalstrategie is ook Mijn Apeldoorn. We bouwen verder aan Mijn Apeldoorn, met als doel een integraal inwonerbeeld. Gegevens van de inwoner worden vanuit diverse bronnen gebundeld en naar één centrale plaats ontsloten, wat de inwoner overzicht, inzicht en controle geeft. Ook medewerkers hebben baat bij een integraal inwonerbeeld.

2. Leren van inwonersignalen

We werken aan het creëren van inzicht in ons dienstverleningsresultaat, waaronder goed omgaan met en leren van inwonersignalen.
We werken aan een betere klachtbehandeling. We sturen actief op het leereffect van de klacht.

3. Schrijven in begrijpelijke taal (Taal van de Stad)

We blijven het belang van begrijpelijke taal benadrukken en stimuleren. Dat doen we onder andere met de training direct duidelijk schrijven, de mogelijkheid brieven te laten herschrijven naar B1 niveau en de tool Klinkende Taal. Als uitbreiding op deze tool verkennen we een AI tool die kan helpen bij begrijpelijk schrijven.

4. Meertalige accenten in onze dienstverlening

We richten onder andere webpagina’s, webformulieren, klanttevredenheidsonderzoeken en ons afsprakensysteem meertalig in.

5. Toegankelijke digitale dienstverlening voor iedereen

We toetsen de toegankelijkheid van onze digitale kanalen. We gebruiken de uitkomsten en aanbevelingen van bv. de WCAG-toets (Web Content Accessibility Guidelines, de internationale richtlijnen voor digitale toegankelijkheid) en het gebruikersonderzoek Apeldoorn.nl om onze website toegankelijk te maken en te houden, zodat alle mensen deze goed kunnen gebruiken.

6. Zeggen wat we doen en doen wat we zeggen

Inwoners, ondernemers en organisaties weten wat ze van ons kunnen verwachten en wanneer. We sturen actief op het nakomen van afspraken. We maken inzichtelijk of we tijdig reageren. En of we de normen halen die in onze dienstverleningsprocessen gelden.

7. De kracht van ons KCC

We zetten intensief in op het reduceren van herhaalverkeer bij het KCC en investeren daarnaast in de vindbaarheid en duidelijkheid van informatie op en de dienstverlening via onze digitale kanalen.
We werken aan de randvoorwaarden om de eerstelijns contacten te centraliseren bij het KCC.

Wanneer medewerkers in staat zijn om hun 'verantwoordelijkheid te pakken', kunnen ze beter inspringen op vragen uit de samenleving. Daarom investeren we in:

1. Nieuwe competenties

We ondersteunen medewerkers bij het ontwikkelen van competenties die passen bij de ‘ondernemende ambtenaar’. Dan kun je denken aan zelfsturing, een proactieve en kritische houding, creativiteit, samenwerken, flexibiliteit en betrouwbaarheid. Dat doen we onder andere door training en coaching.

2. Digitale volwassenheid

We helpen medewerkers om te groeien in digitale volwassenheid. Zodat ze digitaal vaardig zijn en op basis van data de juiste acties ondernemen. Daarbij hoort ook: weten welke diensten juist om een persoonlijke aanpak vragen en weten hoe we op een veilige en integere wijze omgaan met data. We meten de digitale vaardigheden van medewerkers middels een enquête om een algemeen beeld te vormen van de aandachtspunten en we ontwikkelen hierop een leeraanbod.

3. Eigenaarschap

We vragen meer eigenaarschap van medewerkers. We geven medewerkers daarvoor meer ruimte en moedigen hen aan om verantwoordelijkheid te nemen in het vinden van oplossingen, samen met andere collega’s. Maar ze staan er niet alleen voor. Leidinggevenden faciliteren, stimuleren en coachen hun teamleden. Hiertoe voeren we, als ondersteuning bij het ontwikkelen van nieuwe competenties, een Leermanagementsysteem (LMS) in zodat we leren meer inzichtelijk maken.
Verder wordt minimaal 90% van het opleidingsbudget  jaarlijks besteed.

4. Het nieuwe werken

De komende jaren groeien we verder in het nieuwe werken. We gebruiken de 5 R’en (Richting, Ruimte, Resultaat, Rekenschap en Relatie) om op teamniveau met elkaar in gesprek te gaan over hoe en waar we samen werken en wat we daarvoor van elkaar nodig hebben. We verbeteren de inrichting van het stadhuis zodanig dat dit het nieuwe werken beter ondersteunt.

We hebben te maken met een forse uitstroom van oudere collega’s. Tegelijk is er krapte op de arbeidsmarkt. Het is meer dan ooit belangrijk om medewerkers te werven en vast te houden. Daarom zetten we in op:

1. Anders en slimmer werven

We kunnen onszelf actiever positioneren als werkgever waar je impact kunt hebben én goede arbeidsvoorwaarden krijgt. We positioneren ons op de arbeidsmarkt door ons nieuwe werkgeversmerk en bijbehorende campagne.

2. Diversiteit en inclusie

Door meer te investeren in diversiteit, vormen we een betere afspiegeling van de samenleving.  We organiseren jaarlijks minimaal twee activiteiten die bijdragen aan de bewustwording op inclusie. Ons personeelsbestand is een afspiegeling van de samenleving, we hanteren de Barometer Culturele Diversiteit van CBS om dit te monitoren.

3. Duurzame inzetbaarheid

Er zijn allerlei tools om medewerkers ‘duurzaam inzetbaar’ te houden. Die willen we beter gaan inzetten, in combinatie met instrumenten rondom vitaliteit en leren en ontwikkelen. Hiertoe maken we jaarlijks een sociaal jaarverslag waarin de belangrijkste sociale kerngegevens van onze organisatie staan, zoals leeftijdsopbouw, ziekteverzuim en externe inhuur.
Vitaliteit is geen luxe, maar noodzaak. Om je werk goed te kunnen doen, is het belangrijk dat je je vitaal voelt en werkgeluk ervaart. We herzien onze visie op verzuim en onze verzuimaanpak. Met onze nieuwe Arbodienst zetten we nog meer in op interventies die medewerkers helpen om aan het werk te blijven.

4. Veiligheid

We willen een organisatie zijn waarin we sociaal veilig werken en werken op basis van integriteit, binnen én buiten onze organisatie. We herstructureren onze integriteitsregelingen zodat het voor medewerkers duidelijk is bij wie ze binnen de organisatie terecht kunnen als ze onverhoopt te maken krijgen met ongewenst of niet integer gedrag. We stellen een gedragscode op rondom gewenst en ongewenst gedrag. We houden periodiek een medewerkersbelevingsonderzoek waarin we onder andere vragen naar de werkomgeving en werksfeer. Maandelijks wordt een introductiebijeenkomst georganiseerd voor nieuwe medewerkers, waarin het integriteitsbeleid nadrukkelijk aan de orde komt.

De iVisie 2023-2026 is in december 2021 met brede steun vastgesteld door de gemeenteraad en daarna ook opgenomen in het bestuursakkoord. Apeldoorn benut digitalisering om de opgaven van de stad te realiseren en de dienstverlening inclusiever en toegankelijker te maken en geeft antwoord op de uitdagingen die de digitale transformatie de gemeente als organisatie stelt. Dit kan alleen als we ook beschikken over een wendbare, robuuste en weerbare informatievoorziening!
Met en voor de inwoners van Apeldoorn, pakken we de majeure kansen die digitalisering biedt. Die liggen op vele gebieden. Van sensoren in de stad tegen hittestress tot het gebruik van digitalisering bij mobiliteit en gebruiksvriendelijke digitale toegangen voor inwoners die een aanvraag doen. Informatie en technologie zijn voorwaardelijk geworden voor het verbeteren van de dienstverlening en om complexe opgaven het hoofd te bieden. De impact is enorm. Er is veel maatschappelijke belangstelling voor zowel de mogelijkheden alsook de dilemma’s. Zie bijvoorbeeld alle aandacht die er gaat naar Chat GPT of discussies over het gebruik van algoritmen.

Om meer inzicht in onze belangrijkste opgaven (bijv. mobiliteit, veiligheid, zorglandschap) te krijgen en beter op oplossingen te kunnen sturen, brengen we data in beeld, ook per wijk of buurt. Betrouwbaarheid, inclusiviteit, privacy en veiligheid zijn daarbij uitgangspunten.

We ontwikkelen verschillende nieuwe data-producten: de Monitor Maatschappelijke Ontwikkeling, het Dashboard Veiligheid, de eerste versie van de Sociale kaart, een nieuwe versie van de Buurtbelever en de Vitaliteitsagenda. We voeren een driedimensionale weergave van de stad in, de zogeheten digitale “tweelingstad”, die voor tal van toepassingen ingezet zal worden. We gebruiken data voor inzicht, voor bedrijfsvoering, het welzijn van Apeldoorn en om met partners in de stad en in onze netwerken samen te werken aan complexe en weerbarstige opgaven. Als het open data betreft maken we die beschikbaar voor inwoners en bedrijven, bijv. in een data-ecosysteem of als sociale kaart.

Het goed gebruiken van al deze informatie vraagt ook digitale competenties van onze medewerkers. Daar werken we gelijktijdig aan.

We versterken en vereenvoudigen daarnaast onze digitale toegang. En blijven up to date in de bestaande dienstverlening. De visie op dienstverlening is daarbij uitgangspunten: inclusief, gebruiksvriendelijk, betrouwbaar, persoonlijk (ik ben er voor jou) en altijd een alternatief voor hen die niet digitaal vaardig zijn. We doen een (markt)onderzoek naar de mogelijkheden om te videobellen met inwoners.

Bij dit alles borgen we de privacy en data-veiligheid (denk aan het invoeren van een sensoren- en algoritme register) en voeren we het gesprek over de grenzen van wat er technisch mogelijk is versus maatschappelijk gewenst is (ethiek).